复盘的“底层逻辑”——四步操作法

学习有三种方式,第一种是向前人学,通过读书大家可以学习到前人总结的理论、经验、教训;第二种是向先进学,身边的任何一点比大家强的地方,大家都可以用心的去学;第三种学习方式是通过复盘向自己学,大事大幅复盘,小事小复盘,随时随地复盘。——拉卡拉集团创始人孙陶然


乐视人力资源总经理、乐视大学副校长马成功说:

按照我的理解,复盘的最大价值是启动了管理者的内省。一名管理者优秀与否,关键在于他能否随时觉察自己的短板,并且通过快速改正和优化,不断提升自己的能力。

可见不管是个人或是企业,复盘都是不容错过的学习的好机会。

复盘的四步骤具体做法解析:

一、回顾目标
二、评估结果,
三、分析原因,
四、总结经验。

一回顾目标

复盘始于对预期目标的回顾,在这一步主要回答的问题如下所示:

一、当初行动的意图和目的是什么?
二、事件或者行动想要达到的目标是什么?
三、大家计划怎么做?预先制定的计划是什么?
四、事先设想要发生的事情是什么?

在这一阶段会出现的主要问题及对策建议是:

问题一、没有目标

按照复盘学习机理,如果没有预期的目标或者计划就谈不上复盘,事先制定清晰明确的预期目标与计划,对于复盘至关重要。

出现了这样子的问题,我建议应该尽快补救,确认项目事件的目标,并在复盘开始阶段声明这一点。

提醒自己特别留意,这本身也应该成为一个重要的学习点,是下次改进的重要教训之一。

问题二、目标不清楚。

在现实世界中,许多人的目标定的比较笼统、模糊,这样不利于充分从复盘中学习,建议在行动前要将目标尽可能明确细化。

解决方案就是用smart原则,满足以下5方面的要求:

一、明确具体specific
二、可衡量measurable
三、有挑战,但可实现achievable
四、相关可控related
五、有时限time-limited

如果无法列出量化的目标,也要尽可能细致的进行分解,或制定出一些标志性里程碑或者是关键结果。

三、目标缺乏共识

回顾目标时,另外一个常见的问题就是团队成员对目标缺乏共识,这通常是事前未充分沟通或者是目标不清所致。

解决方法:建议应该将目标展现出来,将目标很清晰明确的在某一个地方写出来,让每一个参加行动的人都能够看到。

同时事先要经过团队的讨论,确保团队成员对任务的目的和成功的标准理解一致,否则就失去了一起评价业绩和甄别计划与结果之间差异的基础。

四、缺乏对实现目标的策略、方法、措施的规则

虽然一些团队在行动前制定了目标,但是往往没有认真的规划,如何实现这些目标,也就是说缺乏对实现目标的策略方法以及行动措施的规划。在这种情况下匆匆的开始行动,及时团队成员对目标理解一致,也可能因为每个人对如何实现目标有自己的理解,从而导致行动过程中出现分歧,难以产生合力。

这个问题通过复盘解决:可以让团队成员明白在行动前需要你一定清晰的目标达成共识,并就如何实现目标群策群力,这样有助于提高团队效能。


二、评估结果

有了目标之后,就要回顾实际发生了什么?也就是说【还原事实】。

只有建立在对目标与事实达成共识的基础上,才能深入探讨成败原因及利弊得失。这第一部和第二部都是复盘的基础,不容忽视。

在这一部中要回答的主要问题如下:

一、实际上发生了什么事儿?
二、在什么情况下是怎么发生的?
三、与目标相比哪些地方做得好?哪些未达到预期?

在实际经营复盘时,评估结果这一步的处理手法有两种,目前被将其称为两大流派:流派一、过程还原派;流派二、绩效导向派。

过程还原派

具体做法就是:按照时间顺序把主要事件、关键环节复现一遍。

这种做法有三个优点:

1、操作简便符合大多数人习惯的方式。
2、事实线索清晰,容易让大家理理清思路
3、对于不太了解全程的人来说,这一过程本身就是一个学习过程,而且有助于就事实过程达成共识。
缺点:
一、可能陷入流水账或者是纠缠细节,导致时间占用较多。
二、对了解全局的成员来说会感到重复或没必要

绩效导向派

具体做法是:对照目标列出哪些地方做得好?哪些地方做的不到位?会有改进空间。在第三阶段分析原因或关键成功要素时,如有必要再将相应的过程进行复现。

这种做法的优点是:

1、简单、直接、高效,以结果为导向,无需罗列所有的事情
2、是对照目标,有助于复盘会议,保持聚焦,避免陷入细节或平铺直叙。

但是缺点就是

1、一些成员可能因对事实过程缺乏了解或有未有共识,导致难以参与讨论
2、可能影响团队成员增进相互了解。

在回忆整个事件的时候,眼见未必为实,这里列举了一个孔子的故事。

而现实世界远比故事复杂的多,然后事实可能有些是含糊的,尤其是在高度紧张、复杂多变的状况下,人们看到的事实可能会是残缺不全地记忆,也是断断续续的,难辨真伪,解决办法就是找观察记录员在旁边协助记录。



三、分析原因

一旦事实确定下来了,就可以开始诊断分析存在的差异的原因,这一阶段的目标是找出导致成功或失败的根本原因,这一步要回答的主要问题包括以下几个:

一、实际状况与预期有无误差
二、如果有为什么会发生这些差异?是哪些因素造成了没有达到预期目标。失败的根本原因是什么?
三、如果没有,成功的关键因素是什么?

在这方面可以使用的工具与方法,包括头脑风暴法、5个为什么?、鱼骨图、因果回路等针对动态的复杂性问题进行系统思考。

然后,另外一个要注意的点,就是对成功的剖析,这与对失败的剖析同样重要,复盘的核心价值包括两个方面,第一是巩固成功,第二是改正错误,两者都是很宝贵的,不可偏废。

虽然结果是成功了,但深入探究成功的关键要素,知其然知其所以然,明白为什么会成功,哪些关键行为起了作用,这些行为有没有适用条件,对于提高后续行动的成功率才是最有价值的。

成功了,多想想客观的原因,失败了多找找主观原因,

第三呢,就是用“what……if……”进行分析。设想一下如果出现了另外一些状况,或换了另外一种做法会怎样?类似于在头脑中对各种可能性做一些推演。




四、总结经验

复盘的核心目的,在于从行动中学到经验教训,并将其付诸后续的改进。因此确定导致行动失败的关键原因,找出解决方案,就是复盘整个过程中最重要的步骤。

这一步骤呢,要回答的问题有下面几点:

一、大家从过程中学到了什么新东西?
二,如果有人要进行同样的行动,我会给他什么建议?
三、接下来大家该做些什么,哪一些是大家可以直接行动的,哪些是后续要做的?

在这里要注意两点:

第一、要区分是经验还是规律,就是要看一下你总结的经验教训是普适性的、或是偶然性,复盘的结论是否可靠?

如何判断复盘的结论是否可靠呢?一般来说可以通过以下4个原则进行判断:

1、复盘的结论是否排除了偶发性的因素,分析的原因是否具有普遍性,能适用于大多数的情况,还是仅仅是个例,有一定的偶然性?
2、复盘结论是指向人,还是指向事?
3、复盘结论得出,是否经过三次以上的连续追问为什么?涉及一些根本性的问题,是还是仅停留于具体事件,或者是操作层面?
4、是否有类似的事件的复盘,结果可以进行交叉验证吗?

第二就是行动,要让复盘真正起作用,必须落实到具体的行动计划并实行到位。

然后关于行动计划,我想强调的是,参与者必须关注自己能够控制的事情,而不是超出自己控制范围的外部力量。

可以参考从下面三个方面思考:

第一、开始做什么?
第二、继续做什么?
第三、停止做什么?



本文整理来自《复盘+:把经验转化为能力》编辑:邱昭良。